Jak udostępnianie dokumentów online buduje zaufanie mieszkańców do swojej spółdzielni?
Wiosna to czas, kiedy spółdzielnie mieszkaniowe organizują walne zgromadzenia swoich członków. Zgodnie z przepisami (art. 83 ust 2 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych), zarząd spółdzielni musi zwołać takie zgromadzenie przynajmniej raz w roku – w terminie do 6 miesięcy od zakończenia roku obrachunkowego, co zwykle oznacza, że odbywa się ono w II kwartale.
Zatem czy Twoi mieszkańcy mają łatwy dostęp do wszystkich niezbędnych informacji przed tym ważnym spotkaniem? Poczucie braku przejrzystości lub trudności w uzyskaniu dokumentów mogą prowadzić do frustracji i nieufności, a w konsekwencji do nieporozumień czy nawet utraty zaufania.
Tradycyjne metody udostępniania informacji, takie jak gazetki czy fizyczne wizyty w siedzibie spółdzielni często okazują się niewystarczające.
W tym artykule dowiesz się, jak łatwiejszy dostęp do dokumentów może znacząco poprawić relacje między spółdzielnią a jej mieszkańcami. Dowiesz się również jakie korzyści niesie za sobą cyfrowe udostępnianie dokumentów oraz jakie dokumenty spółdzielnia powinna udostępniać mieszkańcom.
Komunikowanie informacji – gazetka to za mało
W mediach często słyszy się o lokatorach, którzy mówiąc wprost – nie mogą się doprosić dokumentów, z jakimi chcą się zapoznać. Dlaczego tak się dzieje? Odpowiedź jest prosta: mają oni poczucie utrudnionego dostępu do ważnych informacji.
Członek spółdzielni, kiedy chce uzyskać ważne informacje, najczęściej musi:
- Udać się do siedziby spółdzielni.
- Znaleźć najważniejsze informacje w gazetce.
- Sygnalizować potrzebę dostępu do informacji już w trakcie obrad. Taka postawa znacznie utrudnia sprawne przeprowadzenie walnego zgromadzenia. Dodatkowo taka sytuacja zwykle zwiększa frustrację u osoby, która nie otrzyma dokumentów, z którymi powinna się zapoznać przed spotkaniem.
Przy obecnym tempie życia, mieszkańcy i zarządcy liczą każdą minutę swojego czasu. Dlatego bardzo ważne jest, żeby dostęp do informacji był jak najszybszy i jak najłatwiejszy.
Cyfrowa przyszłość spółdzielni
Mieszkańcy z tytułu art. 18 Prawa spółdzielczego oraz art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych mają prawo oczekiwać m.in. takich dokumentów jak:
- statut i regulaminy,
- kopie uchwał organów spółdzielni,
- protokoły obrad,
- protokoły lustracji,
- roczne sprawozdania finansowe,
- protokoły z posiedzeń zarządu,
- protokoły z posiedzeń rady nadzorczej,
- materiały przygotowane na walne zgromadzenie.
Aby spełnić wymogi ust 3 art. 81 ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, spółdzielnia musi udostępniać te dokumenty w formie elektronicznej.
Tutaj pojawia się problem. Jeśli te informacje pojawią się na ogólnodostępnej stronie internetowej, to dostęp do nich (poza mieszkańcami) będą miały również osoby zupełnie niezwiązane ze spółdzielnią.
Jak temu zaradzić? W następnym paragrafie omówimy, jak nowoczesne technologie mogą pomóc w bezpiecznym i efektywnym udostępnianiu dokumentów. Te rozwiązania jednocześnie chronią też dane osobowe i interesy spółdzielni.
Transparentność w parze z bezpieczeństwem danych
Sytuacja, w której na stronie internetowej spółdzielni dostępny jest wgląd do kompletu umów z dostawcami spółdzielni, nie wydaje się właściwym posunięciem.
Zastanówmy się więc, które informacje warto udostępnić szerszemu gronu odbiorców, a które najlepiej pokazać tylko określonym osobom.
Aby rozwiązać ten problem, należy wprowadzić system zarządzania dokumentami, który umożliwia różne poziomy dostępu do informacji.
Warto podzielić dokumenty na te, które mogą być publicznie dostępne oraz te, które powinny być widoczne tylko dla członków spółdzielni lub wybranych osób. Ważne jest, aby taki system był intuicyjny w obsłudze i zapewniał łatwy dostęp do niezbędnych dokumentów. Równie ważne jest to, żeby jednocześnie chronił wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem.
W tych zadaniach pomogą Ci rozwiązania systemu Mieszczanin:
- 1 Portal e-kartoteka systemu Mieszczanin umożliwia wprowadzenie dwóch kategorii dokumentów: widocznych dla wszystkich zalogowanych mieszkańców oraz widocznych tylko dla członków spółdzielni.
- 2 Portal zapewnia bezpieczeństwo i ciągłość usługi – usługa jest zlokalizowana w jednym z największych krajowych Data Center na serwerach zarządzanych przez administratorów z firmy Mieszczanin. To gwarantuje bezpieczeństwo i stały dostęp do systemu.
- 3 Łatwy dostęp – Mieszkańcy mogą sprawdzać dokumenty z dowolnego miejsca i o każdej porze, co jest wygodne i bezpieczne.
Dzięki takiemu podziałowi z łatwością dasz dostęp do konkretnych dokumentów tylko odpowiednim osobom.
Istotne dane spółdzielni będą bezpieczne, a mieszkańcy na pewno docenią to, że mogą mieć dostęp do tych informacji z dowolnego miejsca na świecie, o każdej godzinie.
Zobacz, co potrafi portal e-kartoteka. Sprawdź, jak może poprawić komfort Twojej pracy.
Zwiększamy zaufanie
Najważniejsze jednak jest to, że takie działania bardzo pozytywnie wpływają na zaangażowanie mieszkańców i ich zaufanie do osób zarządzających ich spółdzielnią.
Kiedy wszystkie potrzebne informacje są w zasięgu ręki, nie można stwierdzić, że coś jest „tajne”. Takie działanie skraca dystans między Tobą a mieszkańcami i buduje w nich poczucie bezpieczeństwa. Co zyskasz dzięki temu, że ułatwisz dostęp do informacji?
- Zwiększone zaangażowanie mieszkańców – mieszkańcy będą bardziej aktywni i zainteresowani sprawami spółdzielni.
- Większe zaufanie do Ciebie jako zarządcy – przejrzystość działań zbuduje zaufanie do zarządu spółdzielni.
- Poczucie bezpieczeństwa – dostęp do informacji sprawi, że mieszkańcy poczują się bezpieczniej i bardziej poinformowani.
- Nowoczesny wizerunek spółdzielni – spółdzielnia będzie postrzegana jako nowoczesna i idąca z duchem czasu.
- Pozytywny obraz na tle konkurencji – lepsza transparentność i dostępność informacji wyróżnią spółdzielnię na tle innych.
- Większe przywiązanie do zarządcy – mieszkańcy poczują silniejszą więź i lojalność wobec zarządcy, co przełoży się na lepszą współpracę i mniej konfliktów.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Sprawdź, jak przebiegł proces wdrożenia systemu do zarządzania nieruchomościami w SM Wrocławski Dom.
