7 powodów, dla których Twoja firma powinna komunikować się online

Jeśli myślisz, że tradycyjna komunikacja z mieszkańcami wystarczy, możesz przeoczyć kluczowy moment, w którym nowoczesne rozwiązania całkowicie zmieniają sposób zarządzania nieruchomościami.

Trudno wyobrazić sobie życie bez komputerów i smartfonów, które stały się nieodłącznym elementem komunikacji. Technologie mobilne, które kiedyś służyły jedynie do rozmów i SMS-ów, ewoluowały. Na stałe zmieniły naszą codzienność, niewiarygodnie przyspieszając wymianę informacji.

Szybka wymiana informacji odgrywa coraz większą rolę, również w zarządzaniu nieruchomościami. Komunikacja między zarządcą a mieszkańcami to podstawa sprawnego funkcjonowania Twojej firmy zwłaszcza w sytuacjach, które wymagają szybkiej reakcji.

Coraz częściej tradycyjne metody, takie jak listy czy ogłoszenia na tablicach, ustępują miejsca nowoczesnym narzędziom cyfrowym . Według badania, aż dla 84% firm cyfryzacja to wysoki priorytet, a niemal 70% przebadanych firm przeznaczy na proces cyfrowej transformacji do 10% swoich przychodów. W tym miejscu naturalnie rodzi się pytanie – Co to oznacza dla Ciebie i co zyskasz, jeśli wprowadzisz komunikację online?

Sprawniejsza komunikacja. Informacje online przekażesz szybciej

Komunikacja online poprzez SMS, dedykowane aplikacje i portale umożliwia błyskawiczne dotarcie do tysięcy mieszkańców zaledwie kilkoma kliknięciami. W porównaniu do tradycyjnych metod, takich jak rozwieszanie ogłoszeń czy wysyłanie listów, oszczędza to ogromną ilość czasu, zasobów i pieniędzy.

W przypadku dużych osiedli lub zarządców mających w portfolio tysiące mieszkań pracownicy mogą potrzebować nawet kilku dni, aby ręcznie rozwiesić wszystkie ogłoszenia. Dodatkowo należy wziąć pod uwagę czas potrzebny na przygotowanie ogłoszeń, ich drukowanie, a także usuwanie lub aktualizowanie, co jeszcze bardziej wydłuża cały proces.

Warto przyjrzeć się temu, jak szybko docierają informacje, które chcemy przekazać mieszkańcom. Powiadomienia czy wiadomości w aplikacji można odczytać zaledwie w ciągu kilku chwil. W przypadku fizycznych ogłoszeń dla mieszkańców ważne treści mogą dotrzeć z dużym opóźnieniem, a w skrajnych przypadkach nawet wcale, np. wskutek zniszczenia informacji.

W codziennym pośpiechu mieszkańcy mogą po prostu nie zauważyć ogłoszeń na tablicach. Słabo widoczne ogłoszenia można przeoczyć w natłoku obowiązków podczas wchodzenia i wychodzenia z budynku. Natomiast zerknięcie na telefon czy laptop w ciągu dnia stało się na tyle naturalnym odruchem, że czyni elektroniczną komunikację bardziej dostępną i skuteczną.

Elektroniczne kanały informacyjne eliminują te problemy, zapewniając szybsze i skuteczniejsze dotarcie do odbiorców.

Większy zasięg – dostępność do informacji bez ograniczeń

Komunikacja online w postaci serwisu dedykowanego, czy wiadomości SMS może zwiększyć dostępność do informacji – niezależnie od wieku mieszkańców.

[Źródło]

Badanie pokazuje jak duży odsetek Polaków korzysta ze smartfonów. Osoby starsze jednak częściej korzystają z telefonów nieujętych w tym badaniu. Można więc śmiało założyć, że jeśli dostarczysz informacje za pomocą portalu takiego jak np. e-kartoteka i SMS to dotrą one skutecznie do większości mieszkańców zarządzanych nieruchomości. Dodatkowo –zamieszczając ogłoszenie w portalu e-kartoteka możesz sprawdzić, czy i do kogo ono dotarło. W portalu wygodnie podejrzysz również wysłane wiadomości SMS oraz masz opcje dodania ogłoszenia dla mieszkańców w postaci banneru pop-up.

Łatwiejszy dostęp do informacji będą miały osoby starsze i niepełnosprawne, które mają problemy z samodzielnym poruszaniem się. Dużo łatwiej będzie im się zapoznać z ważnymi informacjami w telefonie lub tablecie, zamiast schodzić po schodach, aby przeczytać ogłoszenie.

Elektroniczne narzędzia umożliwiają również dotarcie do odbiorców, których nie ma na miejscu. Jest to szczególnie ważne w przypadku mobilnych, młodszych pokoleń, które często podróżują lub pracują zdalnie. Szerzej o tej grupie napisaliśmy w tym wpisie blogowym.

Taka komunikacja da właścicielom mieszkań, którzy bywają rozproszeni po kraju i świecie, możliwość załatwienia ważnych spraw w terminie. Często są to osoby, które wynajmują swoje lokale i fizycznie pojawiają się w nich tylko kilka razy w roku, a nawet rzadziej. Dotarcie do nich w tradycyjny sposób stanowi dla zarządców ogromne wyzwanie. Komunikacja kanałami elektronicznymi to prawdziwe remedium na taki problem.

Dzięki informacjom dostępnym w serwisie lub aplikacji, właściciele mieszkań będą mogli współpracować z zarządcą na zupełnie innym poziomie, np. zorganizować zastępstwo na czas obowiązkowej kontroli albo inaczej zorganizować czas swojej nieobecności, przedłożyć dokumenty online i aktywnie uczestniczyć w życiu wspólnoty.

Komunikując się za pomocą narzędzi elektronicznych, zwiększysz dostęp do ważnych informacji.

Szybsze decyzje w Twojej firmie – głosowanie uchwał dzięki zebraniom online

Udostępnienie mieszkańcom możliwości udziału w głosowaniach uchwał oraz zebraniach online znacząco zwiększy nie tylko dostępność informacji, ale również decyzyjność i zaangażowanie mieszkańców w życie wspólnoty.

Dzięki narzędziom takim jak e-kartoteka mieszkańcy mogą oddawać swoje głosy bez względu na miejsce pobytu.

Taka forma komunikacji nie tylko ułatwia i przyspiesza podejmowanie kluczowych decyzji, ale i zwiększa frekwencję na zebraniach wspólnoty. To wszystko przekłada się na sprawniejsze funkcjonowanie Twojej firmy.

W efekcie możesz cieszyć się większym zaangażowaniem mieszkańców i szybszym podejmowaniem decyzji w ważnych kwestiach.

Transparentna komunikacja, która buduje zaufanie

Narzędzia online dają także możliwość nawiązania relacji z mieszkańcami. Regularna komunikacja za pomocą elektronicznych narzędzi pozwala na budowanie wzajemnego zaufania, które pozytywnie wpływa na współpracę w ramach wspólnoty mieszkaniowej.

Komunikacja online przybliży Cię do mieszkańców, bo przekłada się na:

Dla Ciebie jako zarządcy budowanie zaufania za pomocą komunikacji online niesie dodatkowe korzyści. Prowadzenie komunikacji elektronicznej buduje Twój pozytywny wizerunek na tle konkurencji, bo mieszkańcy będą postrzegać Cię jako nowoczesnego, profesjonalnego zarządcę, który idzie z duchem czasu i troszczy się o potrzeby mieszkańców.

Bezpieczniejsza korespondencja

Wykorzystanie dedykowanej aplikacji, takiej jak e-kartoteka , pozwala na znacznie bezpieczniejsze zarządzanie korespondencją i danymi mieszkańców, niż niechronione metody takie jak np. wysyłka dokumentów pocztą e-mail.

W e-kartotece każdy mieszkaniec posiada indywidualne konto zabezpieczone loginem i hasłem, co znacznie podnosi poziom ochrony danych. W odróżnieniu od np. poczty elektronicznej, gdzie wiadomości mogą zostać przechwycone, dedykowane aplikacje zapewniają ścisłą kontrolę dostępu.

W trosce o bezpieczeństwo, wszystkie dane przechowujemy na własnych serwerach. Stosujemy zaawansowane metody szyfrowania, a połączenie z naszymi usługami jest zabezpieczone najnowszymi certyfikatami SSL. Dzięki temu możesz być pewien, że Twoje dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem i pozostają w pełni bezpieczne.

Korzystanie z dedykowanych rozwiązań eliminuje także ryzyko pomyłki, przy wprowadzaniu adresu odbiorcy w poczcie elektronicznej. W portalu wybierasz odbiorców spośród zdefiniowanej listy użytkowników, co minimalizuje ryzyko wysłania komunikatu lub dokumentów do niewłaściwej osoby.

Mniej papieru, większe oszczędności – jak cyfryzacja sprzyja środowisku

Cyfrowa komunikacja bezpośrednio wpływa na ograniczenie zużycia papieru, co przynosi zarówno korzyści finansowe, jak i ekologiczne. Każda wysłana wiadomość zamiast listu przyczynia się do oszczędności.

Dzięki komunikacji elektronicznej możesz zrezygnować z tradycyjnych form korespondencji, takich jak listy czy papierowe ogłoszenia, co redukuje również koszty związane z drukiem i dystrybucją. To nie tylko oszczędność materiałów biurowych, ale również redukcja emisji CO2 związanej z produkcją i transportem.

Młodsze pokolenia, takie jak Millenialsi i Gen Z, szczególnie doceniają proekologiczne działania. To jeszcze bardziej wzmocni Twój pozytywny wizerunek jako nowoczesnego i świadomego ekologicznie zarządcy.

Załatw to online – mniej wizyt mieszkańców w biurze to wygoda dla Twoich pracowników

Fizyczne formy komunikacji bywają czasochłonne i mogą generować dodatkowe koszty oraz opóźnienia, zarówno dla mieszkańców, jak i zarządcy. Każdy fizyczny kontakt wymaga zaangażowania i uwagi, co często spowalnia cały proces. Twoi pracownicy mogą zaoszczędzić czas i zasoby, korzystając z dokumentów przesyłanych przez mieszkańców w wersji cyfrowej.

Jakie sprawy mieszkańcy mogą załatwić online?

Wprowadzenie takich rozwiązań nie tylko zwiększa wygodę mieszkańców, ale znacząco ogranicza liczbę wizyt w biurze, co sprawia, że obsługa w Twojej firmie staje się bardziej wydajna i efektywna. To nie tylko oszczędność czasu, ale i zasobów po stronie zarządcy.

Cyfrowa przyszłość zarządzania nieruchomościami

Nowoczesne formy komunikacji w nieruchomościach to nie tylko trend, ale rzeczywistość, która nas otacza. Młode pokolenia, które coraz szerzej wkraczają na rynek mieszkaniowy, preferują szybkie i bezpośrednie formy komunikacji, takie jak media społecznościowe i aplikacje mobilne. Tradycyjne metody, takie jak rozmowa przez telefon czy poczta, mogą być postrzegane przez nich jako przestarzałe. Szerzej o młodszych pokoleniach napisaliśmy tutaj.

Wdrożenie cyfrowych rozwiązań, takich jak aplikacje mobilne czy komunikacja online, przynosi wymierne korzyści, zarówno zarządcom, jak i mieszkańcom. Regularna, szybka wymiana informacji buduje zaufanie i pozwala poprawić relacje między obiema stronami.

Zarządcy, którzy otworzą się na nowe technologie, zyskają przewagę nad konkurencją, uproszczą pracę i lepiej odpowiedzą na dynamiczne potrzeby mieszkańców.

Podsumujmy krótko, co zyskasz dzięki komunikacji online:

Gotowy na zmiany? Zrób pierwszy krok ku lepszemu zarządzaniu. Sprawdź, co konkretnie możemy dla Ciebie zrobić -> www.mieszczanin.pl/zarzadcy-wspolnot-mieszkaniowych

Jeśli nie wiesz, jak rozpocząć unowocześnianie komunikacji lub masz inne pytania dotyczące tego tematu, to skontaktuj się z nami.