12 wskazówek jak wzmocnić pozycję prezesa spółdzielni mieszkaniowej przed Radą Nadzorczą
Stanowisko prezesa spółdzielni mieszkaniowej to wyjątkowo odpowiedzialna i wymagająca funkcja. Z jednej strony jako prezes odpowiadasz przed Radą Nadzorczą, z drugiej – jesteś zaangażowany w codzienne sprawy mieszkańców i administracji, a całe podsumowanie Twoich działań odbywa się na walnych zgromadzeniach.
Jeśli brzmi to dla Ciebie znajomo to z pewnością wiesz, jak trudne bywa przekonanie Rady Nadzorczej do inwestycji w nowe rozwiązania, które mogłyby rozwiązać Twoje codzienne wyzwania.
Wsparcie w rozmowach z Radą Nadzorczą
Przygotowaliśmy aż 12 konkretnych problemów, z którymi często spotykają się prezesi spółdzielni mieszkaniowych.
Znając przyczynę tych problemów skupiamy się na rozwiązaniach cyfrowych, które dzięki szybkiej obustronnej komunikacji umożliwiają błyskawiczne sprawdzanie statusu dokumentów lub zadań w jednym, przejrzystym i bezpiecznym środowisku.
Nie ma wtedy miejsca na niepewność, bo wszystkie potrzebne informacje masz na wyciągnięcie ręki, co przyspiesza Twoją reakcję i minimalizuje ryzyko błędów.
Nie chodzi tu wyłącznie o oszczędności czy łatwiejsze zarządzanie, ale także o podkreślenie działań, które doceni Rada Nadzorcza.
Dzięki wskazówkom, które zgromadziliśmy w artykule zyskasz mocną podstawę do dyskusji. Przekonaj się, jak cyfrowe usprawnienia realnie wesprą Cię w Twojej pracy i poznaj argumenty do rozmowy z radą nadzorczą.
Problemy z dekretacją dokumentów w formie papierowej
Dekretacja dokumentów, która odbywa się w formie papierowej, czyli tak zwana papierowa książka podawcza oznacza:
- Brak możliwości przekazywania pism w formie elektronicznej.
- Brak jednego miejsca na przechowywanie i obsługę pism w miejscu dostępnym dla wszystkich uprawnionych pracowników.
System e-Mieszczanin umożliwia wprowadzenie książki podawczej w formie elektronicznej, dzięki czemu wszystkie dokumenty mogą być bezpiecznie przechowywane w wersji papierowej, a ich elektroniczne wersje trafiają do odpowiednich pracowników biorących udział w realizacji konkretnego zadania.
Dzięki temu od razu po dodaniu pisma do systemu, Twoi pracownicy nadadzą właściwy obieg cyfrowemu dokumentowi.
Jednocześnie uzyskasz dostęp do elektronicznej biblioteki dokumentów i szablonów pism z podziałem na konkretne działy (np. dział czynszów, techniczny, członkowski).
Biblioteka daje możliwość nadawania uprawnień braku dostępu, podglądu lub pobrania dokumentu konkretnym osobom czy działom.
Co zyskasz?
Wdrożenie elektronicznej książki podawczej ułatwia kontrolę nad przepływem pism i eliminuje ryzyko „zaginięcia” ważnych spraw.
Dzięki niej, możesz sprawniej monitorować zadania poszczególnych działów i pracowników, a w razie potrzeby w przejrzysty sposób zaprezentować te informacje Radzie Nadzorczej.
Brak systemu do obiegu dokumentów z obsługą poczty e-mail
Przez brak obsługi poczty e-mail w obiegu dokumentów zdarzają się sytuacje, gdzie maile od mieszkańców są drukowane, a następnie przekazywane w formie papierowej do pracownika, który ma odpowiedzieć lokatorowi. Taka sytuacja sprawia, że nie ma możliwości weryfikacji na jakim etapie są powierzone zadania. Nie ma również możliwości oceny efektywności pracowników oraz znalezienia osoby odpowiedzialnej za ewentualne błędy lub opóźnienia w realizacji.
e-Mieszczanin wprowadza pełny elektroniczny obieg dokumentów z obsługą poczty e-mail. Dzięki temu od pierwszego kontaktu masz wgląd w to, kto zajmuje się daną sprawą, na jakim etapie jest jej realizacja i jak długo trwa każde zadanie. Tak zorganizowany elektroniczny obieg dokumentów pozwala eliminować opóźnienia, ustalić osoby odpowiedzialne za ewentualne błędy oraz rzetelnie ocenić efektywność poszczególnych pracowników.
Co zyskasz?
Przejrzysty podgląd postępów to szybsza reakcja na problemy i mniejsze ryzyko utraty ważnych informacji. Możesz sprawniej zarządzać pracą zespołu i skuteczniej rozliczać pracowników z realizowanych zadań.
Utrudniona bieżąca kontrola kosztów i przychodów na nieruchomości
Nie masz wglądu w finanse spółdzielni? Jeśli nie masz dostępu do finansów, to nie możesz samodzielnie sprawdzić i przygotować zestawienia.
Dzięki szerokim możliwościom nadawania uprawnień i tzw. dostępowi pasywnemu możesz w każdej chwili wygenerować potrzebne analizy bez angażowania głównej księgowej.
Forma dostępu pasywnego nie pozwala na edycję danych, dlatego księgowość zachowa pełną kontrolę nad danymi, a Ty zyskasz aktualny obraz finansów w postaci danych, wydruków, analiz.
Co zyskasz?
Jako prezes możesz szybciej reagować na zmiany w kosztach i przychodach, nie obciążając działu księgowości dodatkowymi zadaniami. Ponadto skrócisz czas przygotowania informacji dla Rady Nadzorczej. Dzięki temu usprawnisz przepływ informacji i wzrośnie efektywność całego zespołu.
Trudności z kontrolą budżetu dla nieruchomości
Trudno zweryfikować aktualny stan budżetu, kiedy brakuje odpowiedniego programu połączonego z księgowością.
Brak narzędzia wymaga zaangażowania dodatkowych pracowników, a prowadzenie analiz w plikach Excel często powoduje błędy i nie daje możliwości automatycznej aktualizacji wyników.
Dzięki powiązaniu w systemie Mieszczanin modułu technicznego z księgowym możesz w dowolnym momencie sprawdzić stan wykonania rocznego budżetu każdej nieruchomości. Dzięki temu, że moduł techniczny na bieżąco pobiera koszty z modułu księgowego, system może przygotować też prognozę budżetu na kolejny rok na bazie aktualnych danych.
Nie musisz wielokrotnie angażować głównej księgowej, a wszystkie analizy możesz przygotować na żądanie i elastycznie reagować na zmiany stawek.
Co zyskasz?
Wygodę i pewność, że każda poprawka w kosztach błyskawicznie znajduje odzwierciedlenie w analizach, co minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza reakcję na ewentualne nieprawidłowości.
Będziesz mógł przedstawić Radzie Nadzorczej klarowny, aktualizowany w czasie rzeczywistym wgląd w budżet oraz pełniejsze dane do podejmowania decyzji.
Nieskuteczna windykacja należności
Czy w Twojej spółdzielni windykacja należności z lokali mieszkalnych jest utrudniona? Może w tym pomóc odpowiedni zestaw narzędzi.
Bez wsparcia technologii trudniej wyszukać dłużnika spośród kilku tysięcy mieszkańców, naliczyć odsetki, a w ostateczności przeprowadzić kolejne etapy związane z windykacją.
Nasze oprogramowanie umożliwia szybkie wyszukiwanie dłużników w całym zasobie spółdzielni według różnych kryteriów (czasowych lub kwotowych). Umożliwia także tzw. miękką windykację, np. wysyłanie SMS-ów z przypomnieniem o saldzie do zapłaty. W kolejnych krokach można generować wezwania do zapłaty, a w razie potrzeby – także przedsądowe.
System pozwala również na obsługę porozumień ratalnych i monitorowanie wpłat w ramach ugody.
Zanim sprawa trafi do kancelarii prawnej, możesz rejestrować wszystkie działania pracownika, a funkcjonalność przedawnienia pomaga w szybkim odnajdywaniu spraw zbliżających się do terminu przedawnienia.
Co zyskasz?
Możesz w każdej chwili sprawdzić stan długów oraz postępy w działaniach windykacyjnych, co przekłada się na efektywność, transparentność i większą skuteczność całego procesu.
Zapewnisz Radzie Nadzorczej przejrzystość w procesach windykacyjnych i pewność, że żadne sprawy nie umkną uwadze spółdzielni.
Długie przygotowania do spotkania z Radą Nadzorczą
Przygotowanie się do spotkania bywa czasochłonne i wymaga przedstawienia wielu szczegółowych statystyk – od analizy dłużników, przez koszty i przychody w podziale na budynki, aż po zużycie mediów czy postępy w realizacji planu remontów.
Gdy brakuje jednego, zintegrowanego narzędzia, musisz polegać na pracowniku, który potrzebuje czasu, żeby zestawić dane z różnych źródeł. To generuje dodatkowe koszty pracy i wydłuża cały proces, zwłaszcza gdy dane trzeba ręcznie kopiować między plikami.
System Mieszczanin daje Ci szybki i samodzielny dostęp do kluczowych raportów oraz statystyk. Wszystkie informacje o dłużnikach, kosztach, przychodach czy planowanych remontach znajdują się w jednym miejscu, a aktualne analizy możesz wygenerować za pomocą kilku kliknięć.
Jeśli jednak wolisz zlecić przygotowanie danych pracownikowi, całość ogranicza się do uzupełnienia programu na bieżąco – bez konieczności ręcznego łączenia danych z wielu arkuszy.
Co zyskasz?
Możesz w krótszym czasie zebrać kompletne dane pokazując, że zarządzasz spółdzielnią w sposób przejrzysty i profesjonalny – bez zbędnego obciążania swojego zespołu.
Trudności z wdrażaniem zmian i aktualizacji
Kiedy do zespołu dołącza nowa osoba, pojawia się wyzwanie szybkiego wdrożenia jej w obsługę programu do zarządzania nieruchomościami. Twoi pracownicy (obecni lub nowi) nie zawsze nadążają za nowymi funkcjonalnościami?
Jeśli nie zapewniasz odpowiednich szkoleń i materiałów edukacyjnych konieczne będzie regularnie tłumaczenie funkcji systemu, które obniży wydajność całego działu.
Dbanie o wiedzę zespołu i przekazywanie know-how wewnątrz organizacji jest bardzo ważne. Warto to uzupełnić o zewnętrzne wsparcie.
W Mieszczaninie oferujemy szeroki wachlarz szkoleń, zarówno na poziomie podstawowym, jak i zaawansowanym, dopasowanych do potrzeb działu księgowości czy administracji.
Dzięki naszemu wsparciu masz pewność, że Twoi pracownicy mogą uzupełniać wiedzę w dogodnym dla siebie momencie – na szkoleniach stacjonarnych lub poprzez wygodne webinary.
Co zyskasz?
Dzięki współpracy z nami zmniejszysz ryzyko błędów spowodowanych nieznajomością narzędzi, szybciej wdrożysz nowych pracowników i zyskasz pewność, że w razie problemów masz do dyspozycji profesjonalną pomoc szkoleniową.
Problem z udostępnianiem kluczowych dokumentów członkom spółdzielni
Zgodnie z art. 18 Prawa spółdzielczego oraz Art. 81 Ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych musisz udostępniać członkom spółdzielni wiele dokumentów takich jak Statut spółdzielni mieszkaniowej, regulaminy, uchwały i protokoły obrad organów spółdzielni, a także protokoły lustracji i roczne sprawozdanie finansowe.
Nie każdy jednak powinien mieć wgląd we wszystkie pliki, a publikacja wszystkiego na publicznej stronie internetowej oznaczałaby utratę kontroli nad dostępem i mogłaby wzbudzać wątpliwości mieszkańców co do bezpieczeństwa.
Brak odpowiednich narzędzi powoduje trudności w zachowaniu równowagi między transparentnością a ochroną danych.
Dzięki e-kartotece możesz udostępniać dokumenty online z podziałem na członków i osoby spoza spółdzielni. Nie musisz ręcznie wybierać odbiorców, bo program automatycznie rozpoznaje, kto należy do spółdzielni, a kto nie.
Dodatkowo dane przechowywane są na serwerach z zaawansowanymi zabezpieczeniami i szyfrowaniem SSL, co gwarantuje bezpieczeństwo informacji. Dzięki temu możesz spełnić wymogi prawne i jednocześnie kontrolować, kto ma dostęp do których materiałów.
Co zyskasz?
Możesz w prosty sposób publikować, aktualizować dokumenty i jednocześnie zachować pełną kontrolę nad tym, kto faktycznie je przegląda.
Dostęp do dokumentów dla mieszkańców tylko w siedzibie spółdzielni
W spółdzielniach mieszkaniowych dokumenty często udostępniane są głównie w formie papierowej. Oznacza to, że mieszkańcy, chcąc uzyskać informacje, muszą albo osobiście odwiedzić biuro, albo przesłać pismo pocztą tradycyjną.
Takie podejście może stwarzać wątpliwości, czy działalność spółdzielni jest wystarczająco przejrzysta, a jakość zarządzania na odpowiednim poziomie.
Portal e-kartoteka pozwala udostępniać dokumenty w formie elektronicznej, co ogranicza konieczność wizyt w siedzibie spółdzielni. Dodatkowo wspomniany wcześniej elektroniczny obieg dokumentów umożliwia łatwe dekretowanie pism, zarówno tych nadsyłanych tradycyjną pocztą, jak i e mailowo. Mieszkańcy zyskają też dostęp do informacji dotyczących ich nieruchomości za pomocą aplikacji w sklepie Play i App Store, co dodatkowo zwiększa dostępność informacji.
Co zyskasz?
Dla Ciebie jako Prezesa praca z e-kartoteką to sprawniejsza komunikacja z mieszkańcami, ograniczenie liczby osobistych wizyt w biurze oraz wzmocnienie wizerunku spółdzielni jako instytucji przyjaznej i transparentnej.
Brak możliwości pracy zdalnej
Chcesz umożliwić zespołowi pracę zdalną? Bez elektronicznego obiegu dokumentów i faktur jest to praktycznie niewykonalne. Kiedy pracownik potrzebuje dostępu do pism czy faktur, będzie musiał fizycznie pojawić się w biurze, co realnie uniemożliwia pracę zdalną.
System e-Mieszczanin oparty jest na przeglądarkowej technologii, dzięki czemu pracownicy mogą logować się z dowolnego miejsca. Korzystając z systemu mają wygodny dostęp do faktur, pism i innych dokumentów, które możesz przechowywać w specjalnej bibliotece.
Wystarczy utworzyć odpowiednie foldery dla działów (np. czynszowego, członkowskiego czy technicznego), a także dla Zarządu, definiując przy tym uprawnienia dostępu, by nie każdy mógł podglądać poufne pliki.
Dzięki temu nawet poza biurem pracownik może korzystać z potrzebnych mu szablonów pism i obsługiwać bieżące zadania.
Co zyskasz?
Korzystając z systemu Mieszczanin masz pewność, że niezależnie od sytuacji Twoi pracownicy będą mogli realizować obowiązki zdalnie, a dokumenty pozostaną bezpieczne i zawsze dostępne.
Rosnące koszty utrzymania spółdzielni
Podnoszenie płacy minimalnej oznacza większe wynagrodzenia pracowników. To przekłada się na wyższe koszty operacyjne spółdzielni, a w konsekwencji na podniesienie stawek za opłaty eksploatacyjne dla mieszkańców.
Taka sytuacja może budzić ich niepokój i wymaga znalezienia dodatkowych oszczędności, aby utrzymać konkurencyjność i jednocześnie zapewnić stabilne finanse spółdzielni.
Możesz generować oszczędności na kilka sposobów:
- System umożliwia masową elektroniczną korespondencję z mieszkańcami, co ogranicza koszty związane z papierem i przygotowywaniem tradycyjnych listów. Dzięki funkcji łączenia różnych zestawień oraz wysyłania jednocześnie nawet setek czy tysięcy dokumentów w tle, pracownicy nie muszą przerywać innych zadań, a mieszkańcy mogą szybciej otrzymać potrzebne informacje (np. o saldzie).
- Ponadto nasz program opiera się na bazie danych SQL i umożliwia płynny przepływ informacji między działami spółdzielni. Korzystając z naszego oprogramowania pracownicy nie muszą przekazywać sobie różnych informacji na tzw. żółtych papierowych karteczkach, które czasem mogą nie dotrzeć do innego działu. To usprawnia pracę i redukuje liczbę błędów, bo te same dane wprowadzane są tylko raz i są od razu dostępne w każdym dziale.
Dla przykładu – w przypadku zmiany prawa do lokalu w dziale członkowskim, np. wyodrębnienia lokalu, zostanie zlikwidowany środek trwały. Fakt likwidacji będzie mógł zostać zaksięgowany w module Finanse i Księgowość, a jednocześnie informacja o zmianie prawa do lokalu zostanie przekazana do modułu czynszowego (SŁONie).
- Co więcej, automatyzacja i usprawnienia sprawiają, że jeden pracownik w tym samym czasie może obsługiwać więcej spraw, zamiast angażować się w mozolne działania ręczne.
- Jeśli zarządzasz także wspólnotami mieszkaniowymi (czy to wyodrębnionymi z własnego zasobu, czy pozyskanymi z rynku), możesz korzystać z efektu skali – obsługa dodatkowych nieruchomości przebiega w tym samym module, co generuje dodatkowe przychody i pozwala rozłożyć koszty na większą liczbę lokali.
Co zyskasz?
Dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań zyskasz większe możliwości w zarządzaniu finansami spółdzielni. Jest to szczególnie ważne w przypadku rosnących kosztów, bo łatwiej wygenerujesz oszczędności w innych obszarach i poprawisz rentowność zarządzania.
Praca na oprogramowaniu DOS
Wciąż korzystasz z części oprogramowania działającego w środowisku DOS i jednocześnie posiadasz nowsze moduły na bazie SQL? W efekcie masz dwie bazy danych i musisz ręcznie przenosić informacje z jednej do drugiej, co rodzi ryzyko niespójności (np. rejestr członków w DOS-ie nie jest aktualizowany na bieżąco). Ponadto starsze rozwiązania zazwyczaj nie spełniają współczesnych wymogów dotyczących ochrony danych osobowych (RODO), co naraża spółdzielnię na potencjalne problemy prawne.
Nasze oprogramowanie bazuje na technologii SAP SQL Anywhere – gwarantuje ono stabilność, wydajność i pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji.
Zaawansowane szyfrowanie oraz zarządzanie dostępem chronią dane przed niepowołanym wglądem, a zgodność z RODO zapewnia spółdzielni spokój w razie kontroli.
Mechanizmy automatycznej synchronizacji i archiwizacji sprawiają, że nie musisz już martwić się o tworzenie kopii zapasowych w kilku formatach, a brak limitów co do rozmiaru bazy danych czy pamięci RAM daje Ci pełną elastyczność w zarządzaniu danymi.
Co zyskasz?
Decydując się na system Mieszczanin możesz pożegnać kłopotliwą konieczność utrzymywania dwóch baz danych i redukujesz ryzyko powielania lub utraty ważnych informacji.
Dzięki temu praca staje się szybsza i prostsza, a cała spółdzielnia funkcjonuje w sposób bardziej przejrzysty i efektywny.
Jak najlepiej zaprezentować korzyści Radzie Nadzorczej?
Kontakt z Radą Nadzorczą często sprowadza się do przekazywania szczegółowych informacji, raportów i analiz, które mają na celu zapewnienie przejrzystości działań spółdzielni.
W takich momentach kluczowe jest, by wybrać dane i funkcje, które najlepiej podkreślą efektywność i korzyści płynące z wdrożenia nowych rozwiązań. Co zatem warto zaprezentować, aby zrobić dobre wrażenie i rozwiać wszelkie wątpliwości?
Nasz specjalista pomoże Ci ustalić, które rozwiązania i funkcje najlepiej zaprezentować Radzie Nadzorczej.
Mogą to być gotowe zestawienia i analizy, takie jak koszty i przychody w podziale na budynki czy analiza zaległości opłat eksploatacyjnych i czynszowych, których Rada często wymaga od Zarządu.
Warto również pokazać proste, codzienne czynności wykonywane przez pracowników w systemie oraz zaprezentować portal dla mieszkańców, by podkreślić nowoczesne i przejrzyste podejście spółdzielni do zarządzania.
Podsumowanie
System Mieszczanin powstał z myślą o wsparciu spółdzielni mieszkaniowych w codziennych wyzwaniach, wymagających sprawnego zarządzania i pełnej przejrzystości działań.
Przygotowaliśmy 12 kluczowych problemów wraz z rozwiązaniami, które nie tylko zwiększają efektywność pracy, ale także usprawniają funkcjonowanie spółdzielni na każdym poziomie.
Dzięki naszym narzędziom możesz wzmocnić swoją pozycję w relacjach z Radą Nadzorczą, prezentując konkretne dane i transparentne działania.
Cyfryzacja to nie tylko ułatwienie codziennej pracy, ale także krok w stronę nowoczesnego i profesjonalnego zarządzania nieruchomościami.
Wdrożenie takich rozwiązań pomoże Ci skutecznie przekonać Radę Nadzorczą, że inwestycja w system do zarządzania nieruchomościami to realne wsparcie dla całej spółdzielni.
