Czy Twoje oprogramowanie spełnia wymogi bezpieczeństwa?

Obecnie korzystanie z Internetu wydaje się bezpieczne i intuicyjne, a technologie i towarzystwo komputerów stało się częścią naszej codzienności. Jednak właśnie przez to poczucie komfortu często zapominamy o kluczowym aspekcie – bezpieczeństwie danych.

Dlaczego warto zwrócić na to uwagę, szczególnie w zarządzaniu nieruchomościami?

Bo zarządzanie nieruchomościami to nie tylko codzienna walka z czasem, ale też ogromna odpowiedzialność. Funkcjonowanie nowoczesnej spółdzielni czy wspólnoty mieszkaniowej to praca z ogromną ilością cyfrowych danych, które wymagają ochrony. Pojawienie się problemów z cyberbezpieczeństwem może nie tylko sparaliżować organizację, ale także narazić ją na poważne straty finansowe i wizerunkowe.

Jako zarządca nieruchomości odpowiadasz zarówno za kontrolę finansów, realizację zadań jak i za bezpieczeństwo danych osobowych mieszkańców. Jeśli systemy, z których korzystasz są przestarzałe, niewydajne lub pozbawione aktualizacji, mogą nie tylko utrudniać pracę, ale bezpośrednio narazić Twoją firmę na poważne ryzyko.
 
Z naszego wpisu dowiesz się:

• Jakie są najczęstsze problemy z bezpieczeństwem systemów IT?
• Jak optymalizacja bezpieczeństwa wpływa na wydajność pracy?
• Jak program do zarządzania nieruchomości rozwiązuje problemy z bezpieczeństwem?
• Jakie jest odpowiednie środowisko IT wspierające bezpieczeństwo?
• Jakie są korzyści dla zarządcy i mieszkańców z bezpiecznego systemu?
• Podsumowanie

Jakie są najczęstsze problemy z bezpieczeństwem systemów IT?

W 2023 roku odnotowano w Polsce aż 80,3 tysiąca incydentów związanych z cyberbezpieczeństwem. W szerszej skali w 2024 roku mechanizmy chmurowe Microsoftu wspierane sztuczną inteligencją wykryły aż 2 500 000 000 prób cyberataków dziennie. [Źródło]

Tak wysokie liczby wskazują jak poważne jest zagadnienie bezpieczeństwa systemów IT, szczególnie dla instytucji, które przetwarzają wrażliwe dane.

To jednak nie oznacza, że musisz od razu traktować codzienną działalność jak „pole bitwy w cyfrowej wojnie”. Warto jednak podejść do tematu odpowiedzialnie i zacząć od podstaw. Zajrzyj w głąb swojej organizacji – przeanalizuj procesy, sprawdź używane narzędzia i zweryfikuj obecne rozwiązania. Spełniają współczesne standardy bezpieczeństwa, czy jednak jest miejsce na pewne ulepszenia? Na początek przyjrzyjmy się tym kwestiom:

Starsze systemy

Czy w Twojej firmie wciąż działa autorskie oprogramowanie sprzed dekady? Może nawet bazujesz na rozwiązaniach DOS? Przestarzałe systemy najczęściej nie są zgodne z aktualnymi standardami bezpieczeństwa i RODO, przez co mogą być łatwym celem dla cyberprzestępców. Takim systemom często brakuje nawet prostych funkcji, jak np. eksportowanie danych na zewnątrz, co dodatkowo utrudnia korzystanie z programu.

Wyobraź sobie, że awaria systemu sprawia, że tracisz dostęp do kluczowych danych, np. o opłatach mieszkańców. Bez możliwości ich odzyskania możesz narazić firmę na straty finansowe i utratę zaufania mieszkańców.

W programie Mieszczanin posiadamy narzędzia do wykonywania kopii zapasowych i zawsze rekomendujemy przechowywanie ich na osobnych nośnikach. Dzięki temu Twoje dane są zabezpieczone nie tylko przed zagrożeniami cyfrowymi, ale także przed fizycznymi incydentami, takimi jak zalanie, pożar czy kradzież. Regularnie tworzona i bezpiecznie przechowywana kopia zapasowa pozwala na szybkie odtworzenie bazy danych sprzed kilku dni lub tygodni, minimalizując ryzyko utraty kluczowych informacji.

Oprogramowanie bez aktualizacji i wsparcia technicznego

Systemy, które nie są regularnie aktualizowane stają się nie tylko powolne, ale przede wszystkim niebezpieczne. Często korzystają z darmowych baz danych, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa.

Bieżące aktualizacje łatają luki w zabezpieczeniach i dostosowują oprogramowanie do nowych przepisów. Brak wsparcia sprawia, że korzystając z takiego oprogramowania Twoja firma staje się podatna na ataki i błędy systemu, a jeśli coś przestanie działać musisz szukać rozwiązania na własną rękę.

Manualne procesy – większe ryzyko błędów i utraty danych

Czy Twoi pracownicy ręcznie tworzą kopie zapasowe? A może przenoszą dane między różnymi arkuszami Excela? Takie procesy nie tylko zabierają czas i obniżają efektywność. Zwiększają ryzyko błędów i w skrajnych przypadkach mogą prowadzić nawet do utraty danych.

Jak optymalizacja bezpieczeństwa wpływa na wydajność pracy?

Często oprogramowanie, które nie spełnia wymogów bezpieczeństwa, jest jednocześnie przestarzałe, niewydajne i nieprzystosowane do współczesnych potrzeb zarządców nieruchomości.
Brak wsparcia oznacza nie tylko większe ryzyko utraty danych, ale także powolne działanie, długie przestoje i brak kluczowych funkcji, takich jak automatyzacja powtarzalnych zadań.

Niewydolność systemu

Jednym z najczęstszych problemów, z jakimi zgłaszają się do nas klienci, jest niewydolność obecnego systemu – szczególnie w przypadku bardziej złożonych operacji. Wiele programów wykorzystywanych przez zarządców działa w oparciu o przestarzałe bazy danych lub autorskie rozwiązania, które nie były aktualizowane od lat.

W efekcie użytkownicy doświadczają długiego czasu przetwarzania operacji, co oznacza, że podczas wykonywania kluczowych zadań muszą czekać na zakończenie operacji, zamiast równocześnie realizować inne obowiązki.

Brak optymalizacji powoduje także przestoje i problemy z płynnością pracy – w sytuacji, gdy system przetwarza większą ilość danych, jego użytkownicy są często całkowicie zablokowani i nie mogą wykonać żadnych innych operacji.

W praktyce oznacza to, że pracownicy tracą cenny czas, który mogliby przeznaczyć na inne, bardziej istotne zadania.

Ręczne procesy to marnowanie czasu i zasobów

Przestarzałe oprogramowanie często nie oferuje automatyzacji podstawowych procesów, zmuszając pracowników do wykonywania rutynowych działań manualnie.

Przykładem może być ręczne wykonywanie i sprawdzanie kopii zapasowych baz danych – niezwykle ważny proces, który w wielu firmach nadal wymaga od użytkowników codziennego monitorowania i weryfikowania integralności danych . Nie tylko pochłania to cenny czas, ale także zwiększa ryzyko błędów – jeśli pracownik przeoczy problem lub zapomni o wykonaniu kopii może dojść do utraty istotnych informacji.

Przy dużej liczbie powtarzalnych zadań efektywność całej organizacji zaczyna spadać. Pracownicy spędzają godziny na sprawdzaniu poprawności danych, ręcznym porządkowaniu dokumentów czy organizowaniu informacji, które powinny być automatycznie synchronizowane.
Takie ograniczenia technologiczne powodują, że nie mogą skupić się na strategicznych aspektach pracy.

Potrzebujesz bezpiecznej kopii zapasowej, ale jeszcze nie jesteś gotowy na zmianę systemu? Skontaktuj się z nami. Świadczymy usługę wykonywania i przechowywania kopii zapasowych na naszych serwerach, zapewniając dodatkową ochronę Twoich danych i możliwość ich szybkiego przywrócenia w razie potrzeby.

Jak program do zarządzania nieruchomości rozwiązuje problemy z bezpieczeństwem?

System Mieszczanin powstał, aby skutecznie eliminować te wyzwania i dostarczać rozwiązania, które spełniają wszystkie wymagania nowoczesnego zarządzania nieruchomościami. Tworzymy oprogramowanie dostosowane do realnych potrzeb zarządców, które:

Nowoczesne, bezpieczne oprogramowanie to nie tylko sposób na uniknięcie problemów związanych z cyberbezpieczeństwem, ale także realna oszczędność czasu, zmniejszenie ryzyka błędów i wzrost efektywności pracy całej organizacji.

Dzięki pracy z systemem Mieszczanin możesz skupić się na tym, co najważniejsze – sprawnym i profesjonalnym zarządzaniu nieruchomościami, bez obaw o wydajność systemu i bezpieczeństwo danych.

Sprawne zarządzanie to również bezproblemowa i szybka komunikacja z mieszkańcami. Zobacz co potrafi e-kartoteka – największy w Polsce portal dla mieszkańców ułatwiający kontakt z zarządcą nieruchomości.

Jakie jest odpowiednie środowisko IT wspierające bezpieczeństwo?

Wydajność i bezpieczeństwo oprogramowania w dużej mierze zależą od infrastruktury, na której działa.

Nowoczesne środowisko to szybsze przetwarzanie danych, stabilność systemu i mniejsze ryzyko awarii. Dzięki temu użytkownicy mogą pracować płynnie, bez przestojów i oczekiwania na zakończenie procesów, które w starszych systemach często blokują inne działania.

Nowszy sprzęt to także lepsze zabezpieczenia, które chronią dane przed cyberzagrożeniami. Nowe standardy szyfrowania, zaawansowane mechanizmy ochrony i wsparcie producentów sprzętu sprawiają, że ryzyko utraty danych czy włamania do systemu jest znacznie niższe.

Nasz system ma bardzo jasno sprecyzowane wymagania techniczne, dzięki którym możesz dostosować środowisko pracy i mieć pewność, że system będzie działał stabilnie i efektywnie.

Dbamy o to, aby nasi klienci korzystali z pełni możliwości naszego oprogramowania – zarówno pod względem wydajności, jak i bezpieczeństwa.

Jakie są korzyści dla zarządcy i mieszkańców z bezpiecznego systemu?

Bezpieczne i nowoczesne oprogramowanie to nie tylko ochrona danych – to także wygodniejsza praca, większa efektywność i lepsza komunikacja z mieszkańcami. Wdrażając system dostosowany do realnych potrzeb zarządzania nieruchomościami, zyskujesz nie tylko kontrolę nad procesami, ale także oszczędzasz czas i zwiększasz zaufanie.

1. Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

Twoja organizacja będzie bardziej odporna na wycieki danych, awarie systemów i ataki z zewnątrz. Dzięki naszym rozwiązaniom masz pewność, że informacje mieszkańców są chronione, a kluczowe procesy działają bez zakłóceń.

2. Więcej czasu na kluczowe działania

Automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala Tobie i Twojemu zespołowi skupić się na tym, co naprawdę istotne. Automatyczne tworzenie kopii zapasowych w systemie Mieszczanin pozwala oszczędzić czas i znacząco ułatwia zarządzanie danymi, dzięki czemu masz pewność, że kluczowe informacje są bezpieczne.

Pamiętaj jednak, że kopie dodatkowych plików, takich jak załączniki do wiadomości czy notatki, warto wykonywać we własnym zakresie, aby mieć pełne zabezpieczenie wszystkich zasobów.

3. Efektywność i płynność pracy

Dzięki naszym rozwiązaniom możesz działać szybciej i sprawniej. Wszystkie dane są pod ręką, analizy generujesz w kilka minut, a system działa stabilnie nawet przy dużej liczbie operacji.

4. Większa przejrzystość i zaufanie mieszkańców

Wybór bezpiecznego oprogramowania to nie tylko ochrona danych, ale także jasny sygnał dla mieszkańców, że zarządca dba o ich bezpieczeństwo. Szyfrowanie, kontrola dostępu i regularne aktualizacje minimalizują ryzyko wycieków, zwiększając przejrzystość działań i budując zaufanie.

Podsumowanie

Nowoczesne zarządzanie nieruchomościami to więcej niż codzienna administracja – to również odpowiedzialność za bezpieczeństwo danych, sprawność systemów i efektywność pracy zespołu.

W realiach, gdzie liczba cyberataków rośnie lawinowo, przestarzałe i niewspierane oprogramowanie to realne zagrożenie. Firmy, które świadomie inwestują w bezpieczne i nowoczesne rozwiązania, zyskują więcej niż tylko ochronę przed utratą danych:

To wszystko przekłada się na oszczędność czasu i większą stabilność operacyjną.

Decyzja o wdrożeniu bezpiecznego systemu to nie tylko ochrona przed zagrożeniami, ale także wyraz profesjonalizmu i troski o mieszkańców.

Porozmawiajmy o wyzwaniach z jakimi mierzysz się w Twojej firmie. Sprawdźmy, czy możemy pomóc Ci je rozwiązać i usprawnić zarządzanie: Kontakt