E-doręczenia we wspólnocie i spółdzielni mieszkaniowej
E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie pozwalające przesyłać elektronicznie dokumenty i komunikaty. Ale co dokładnie kryje się pod pojęciem e-doręczeń? W naszym tekście wyjaśniamy, w jaki sposób przyspieszą one procesy administracyjne i zwiększą efektywność działań. Przyjrzymy się bliżej e-doręczeniom, ich funkcjom oraz zasadom korzystania z tego innowacyjnego systemu w codziennym życiu wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych, a także innych form zarządzania nieruchomościami.
Z naszego wpisu dowiesz się:
- Co to są e-Doręczenia?
- Jaki jest cel e-Doręczeń?
- Kim są Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU)?
- Kim jest Operator Wyznaczony?
- Kto ma obowiązek korzystać z systemu e-Doręczeń?
- Jakie są zalety e-Doręczeń w spółdzielniach i wspólnotach mieszkaniowych?
Co to są e-Doręczenia?
e-Doręczenia są jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, tylko w wersji elektronicznej. Jest to usługa pozwalająca na komunikację firm, osób oraz podmiotów publicznych poprzez internetową platformę. Doręczenie elektroniczne będzie mieć miejsce w Krajowym Systemie Doręczeń Elektronicznych. Podstawami prawnymi działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego są: rozporządzenie UE eIDAS i ustawa o doręczeniach elektronicznych UoDE.
Skrzynka do e-Doręczeń umożliwia zarówno wysłanie korespondencji, jak i jej otrzymywanie. Skrzynka jest dostępna bezpłatnie dla obywateli (osób fizycznych), przedsiębiorców, podmiotów publicznych i niepublicznych, itd.
Aby założyć swoją skrzynkę, nazywaną także adresem do e-doręczeń (w skrócie: ADE), należy złożyć wniosek do Ministerstwa Cyfryzacji poprzez link: Uzyskaj adres do e-Doręczeń
Obecnie (kwiecień 2025 roku) Ministerstwo na swojej witrynie internetowej informuje o tym, że czas oczekiwania na założenie skrzynki może być wydłużony ze względu na spore zainteresowanie obywateli tą możliwością.
Jaki jest cel e-Doręczeń?
Głównym celem e-Doręczeń jest ułatwienie prowadzenia, odbierania i archiwizowania korespondencji w wygodnej, elektronicznej formie. Ich sporymi zaletami są dwa aspekty:
- mają dokładnie taki sam skutek prawny, jak list polecony za potwierdzeniem odbioru, a dodatkowo są wysyłane w szybki oraz ekologiczny sposób,
- zapewniają pełną identyfikację, zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.
Kim są Kwalifikowani Dostawcy Usług (KDU)?
KDU, czyli Kwalifikowani Dostawcy Usług to firmy, które otrzymały szczególne uprawnienia. Mają one prawo do bycia nazywanymi „dostawcą rejestrowanego doręczenia elektronicznego”. Zostały także wpisane do Rejestru dostawców usług zaufania, a więc gwarantują bezpieczeństwo i pewność skutków prawnych.
Na chwilę obecną wybrano 5 takich podmiotów: Poczta Polska S.A., Asseco Data Systems S.A., Autenti Sp. z o.o., KFJ Inwestycje Sp. z o.o., Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych S.A.
Krajowy System e-Doręczeń można zintegrować z systemami Kwalifikowanych Dostawców Usług Zaufania (KDU), aby wymiana danych elektronicznych była niezawodna.
Kim jest Operator Wyznaczony?
Operator Wyznaczony to publiczny dostawca usługi, czyli Poczta Polska. Operator zostaje wybrany na okres 10 lat. Poczta Polska będzie pełnić tę funkcję do końca 2025 roku. Jej rolą jest zapewnianie bezpiecznego i skutecznego doręczania korespondencji elektronicznej pomiędzy instytucjami publicznymi a obywatelami i przedsiębiorcami.
W przypadku e-Doręczeń, podmioty publiczne zawsze korzystają z usług operatora wyznaczonego, natomiast podmioty prywatne oraz obywatele mają możliwość wyboru innych kwalifikowanych dostawców usług (KDU).
Kto ma obowiązek korzystać z systemu e-Doręczeń?
Czy spółdzielnia mieszkaniowa lub wspólnota mieszkaniowa muszą mieć e-doręczenia? Czy obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń dotyczy także innych zarządców nieruchomości? Te pytania będą nam towarzyszyć coraz częściej ze względu na fakt, iż e-Doręczenia od niedawna stały się obowiązkiem.
e-Doręczenia są obecnie obligatoryjne dla przedsiębiorców zgodnie z następującym harmonogramem:
- firmy, które rejestrują działalność w CEIDG albo w KRS od 1 stycznia 2025 roku, zakładają skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji,
- firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 października 2026 roku,
- firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku.
Ze względu na to, że zarządcy nieruchomości są przedsiębiorcami, także ich obowiązuje zasada wprowadzania e-Doręczeń. Przykładem wykorzystania takiej korespondencji będzie chociażby kwestia komunikacji z jednostką samorządu terytorialnego czy dostawcami mediów.
Twórcy przepisów o e-Doręczeniach zakładają, że kiedyś wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorcy oraz zawody zaufania publicznego będą mieć obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych i prowadzenia korespondencji za pomocą e-Doręczeń.
Sprawdź czy podmiot, do którego chcesz przesłać korespondencję, korzysta z e-Doręczeń: Wyszukiwarka podmiotów korzystających z e-Doręczeń
Jakie są zalety e-Doręczeń w spółdzielniach i wspólnotach mieszkaniowych?
Posiadanie skrzynki do doręczeń elektronicznych wiąże się z wieloma korzyściami, oto najważniejsze z nich:
- oszczędność pieniędzy – korespondencja z urzędami jest bezpłatna,
- zdalny dostęp do dokumentów – zarówno wysyłka, jak i ich odbiór, możliwe są z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu,
- oszczędność czasu – tylko kilka kliknięć dzieli Cię od uzyskania informacji, ponieważ nie będzie już konieczności odbierania listu po ewentualnym awizo z poczty,
- bieżący nadzór – w każdej chwili możesz sprawdzić, czy nadeszła już odpowiedź na Twoją wiadomość,
- powszechność – coraz większa liczba urzędów, firm i obywateli korzysta z e-Doręczeń, dzięki czemu istnieje spora szansa, że wiele spraw załatwisz online,
- ekologia – e-Doręczenia eliminują konieczność drukowania dokumentów i wysyłania ich w kopertach,
- ułatwienie windykacji – powszechność e-Doręczeń usprawni proces odzyskiwania długów i zastąpi konieczność wysyłania papierowych wezwań do zapłaty.
