Jak zautomatyzować dział księgowości? 6 sposobów na łatwiejszą księgowość

Dobrze rozumiemy, że praca księgowych wymaga dużego skupienia i jest związana z ogromną odpowiedzialnością. Właśnie dlatego, warto zoptymalizować i zminimalizować ilość powtarzalnej pracy. Dzięki temu księgowi mogą skupić się na tym, co generuje większą wartość dla firmy niż wykonywanie powtarzalnych czynności. W rezultacie takich działań cała firma zyskuje na efektywności, a błędy i ryzyko są zredukowane do minimum.

Odpowiedzialność księgowych przejawia się na każdym kroku ich pracy. W tym artykule przedstawiamy jeden z przykładów, który obrazuje, z czym mierzą się księgowi każdego dnia.

Mały błąd – duże konsekwencje

Księgowość to nie tylko cyfry i konta, ale przede wszystkim wiedza z zakresu przepisów rachunkowości, podatkowych i innych.

Obecnie praca księgowych jest bardziej złożona i wymagająca niż kiedykolwiek wcześniej. Oprócz tradycyjnych obowiązków, takich jak wprowadzanie danych i tworzenie raportów finansowych, księgowi muszą śledzić ciągle zmieniające się przepisy.

Ważną częścią ich pracy jest doradzanie w sprawach finansowych i jednocześnie kontrola, aby w świetle tych porad firma przestrzegała wszystkich obowiązujących przepisów. To oznacza, że muszą być na bieżąco z nowymi regulacjami i umieć je szybko i bezbłędnie wdrażać w codziennej pracy.

Widać to szczególnie w nieruchomościach, gdzie nawet niewielki błąd, na przykład w stawce na fundusz remontowy, może doprowadzić wspólnotę mieszkaniową do poważnych kłopotów takich jak niezadowolenie klientów, czy nawet pozwy sądowe.

Pozwy zdarzają się oczywiście w ostateczności. Natomiast jeśli zabraknie środków w funduszu remontowym, a we wspólnocie pojawi się nieprzewidziany wydatek np. na naprawę cieknącego dachu, to realnie może zaburzyć porządek w budżecie.

Na powyższym przykładzie widać doskonale, jak trudna i dokładnie musi być wykonana praca księgowego – nawet mały błąd, jak jedna zamieniona cyfra potrafi przerodzić się w duży kłopot.

Co zyskasz na automatyzacji działu księgowości?

Dzień pracy księgowego jest pełen zróżnicowanych zadań, które wymagają zarówno precyzji, jak i dobrej organizacji.

Niektóre zadania takie jak sporządzanie raportów, analiz oraz wprowadzanie faktur, można zautomatyzować, co pozwala znacząco oszczędzić czas. Mimo że automatyzacja przejmuje dużą część rutynowych obowiązków, to nadal wymaga nadzoru i decyzji księgowych, które są bardzo istotne przy pracy z programem.

Dzięki systemowi Mieszczanin księgowi zyskają więcej czasu na planowanie, analizę strategiczną i wdrażanie ciągle zmieniających się przepisów w życie firmy.

Poświęcając więcej czasu na strategię i edukację w tematach prawnych, będą jeszcze lepszymi specjalistami. To pozwoli im:

Mając to na uwadze, warto wykorzystać możliwości, jakie niosą nowoczesne systemy do zarządzania nieruchomościami i automatyzować powtarzalne operacje. Wszystko po to, by księgowi mogli skupić się na interpretacji przepisów, a nie szukaniu możliwych błędów matematycznych.

Powtarzalne czynności łatwo zautomatyzujesz za pomocą systemu Mieszczanin.

Jakie 6 obszarów zautomatyzujesz od ręki?

Co konkretnie może ułatwić automatyzacja w systemie Mieszczanin?

W zakładce Case Study na naszej stronie zebraliśmy zrealizowane projekty z naszymi klientami. Dzięki automatyzacji znacząco zredukowali liczbę wizyt mieszkańców, telefonów, zmniejszyli ilość papieru w obiegu firmy i osiągnęli wiele innych korzyści.

Zobacz, jakie konkretne procesy możemy zautomatyzować w Twoim dziale księgowości.

Automatyczne wprowadzanie faktur

Księgowy, zamiast ręcznie wprowadzać dokument do programu, wykonuje jedynie zdjęcie lub skan faktury, a technologia OCR (ang. Optical Character Recognition) pozwoli zamienić ją w dokument rozpoznawalny przez komputer.

Dzięki temu nie trzeba tracić czasu na przepisywanie, a jedynie poświęcić chwilę na sprawdzenie poprawności dokumentu.

Automatyczne księgowanie faktur

Wystarczy wskazać odpowiednie konto, aby faktura zaksięgowała się w księgowości wspólnoty mieszkaniowej zgodnie z założonym schematem. To olbrzymie ułatwienie w porównaniu do manualnej pracy. Tradycyjnie księgowy musiał ręcznie wprowadzać każdą fakturę do systemu księgowego, przypisując ją do odpowiedniego konta.

Dzięki temu, że wprowadzanie danych zastępujemy tylko autoryzacją, możemy ograniczyć ilość uwagi, jaką księgowy musi poświęcić na to zadanie.

Automatyczne uzupełnianie przelewów za faktury

System automatycznie uzupełnia polecenia przelewu zgodnie z informacjami zawartymi na fakturze.

Każde ładowanie formularza to potencjalna okazja do oszczędności. Czas na ładowanie może wydawać się błahostką, jeśli zsumujemy cały czas oczekiwania na aplikację bankową, może okazać się, że w ciągu dnia, miesiąca czy roku, księgowy siedzi godzinami uzupełniając polecenia przelewu. Ponadto dzięki tej automatyzacji ryzyko błędu przy przepisywaniu kwoty oraz daty płatności zostaje wyeliminowane.

Po stronie księgowego pozostaje tylko autoryzacja przygotowanych płatności w bankowości elektronicznej.

Automatyczne księgowanie wyciągów bankowych

Przy wykorzystaniu indywidualnych numerów rachunków bankowych system automatycznie księguje wszystkie operacje z wyciągu bankowego. Nie tylko zapłaty od właścicieli i najemców, ale także prowizje, odsetki i inne.

Masz pewność, że wszystkie konieczne opłaty są wykonane, dzięki czemu unikasz dodatkowych kosztów i odsetek. Jednocześnie zabezpieczasz swoją firmę przed popełnieniem błędu.

Automatyczne rozliczanie mediów

System dokonuje pełnego rozliczenia, a następnie automatycznie generuje korespondencję z rozliczeniem do każdego mieszkańca. Księgowy wprowadza zasady rozliczania mediów tylko raz. Później wystarczy regularnie uzupełniać dane o odczytach liczników, podzielników czy kosztach z faktur.

Ręczna wysyłka korespondencji, czy rozliczanie tak wielu lokali nawet dla doświadczonych pracowników może być sporym wyzwaniem. Tradycyjne rozliczenia wymagają ręcznego wprowadzania danych z liczników i generowania rozliczeń dla każdego lokalu.

Automatyczne sprawozdania i deklaracje

Algorytmy, które wprowadza się jednorazowo, umożliwiają za pomocą kilku kliknięć tworzenie powtarzalnych dokumentów finansowych, takich jak na przykład sprawozdanie finansowe, bilans wspólnoty, czy też deklaracje urzędowe, których oczekują różne instytucje państwowe. Takie sprawozdania, mimo że nie są generowane codziennie, mogą uwolnić wiele dodatkowych godzin pracy.

Każda z tych metod realnie ogranicza ryzyko popełnienia błędów, zarówno na bieżąco, jak i w przyszłości. System sam wprowadza dane i wielokrotnie sprawdza ich poprawność.

Opierając się na oprogramowaniu, zamiast ręcznym przepisywaniu masz pewność, że dane zostaną wprowadzone poprawnie, a Twoi pracownicy nie będą musieli pracować nad poprawianiem błędów i naprawą ich potencjalnych konsekwencji.

Unikamy błędów, ale nie unikamy odpowiedzi na pytania, które mogły pojawić się u Ciebie.

Automatyzacja to drogie rozwiązanie?

Choć wdrożenie automatyzacji w księgowości wiąże się z początkowymi kosztami, jest to inwestycja, która przynosi długoterminowe korzyści. Automatyzacja umożliwia pracownikom skoncentrowanie się na bardziej strategicznych zadaniach, co przekłada się na lepsze wykorzystanie ich umiejętności i potencjału. W efekcie firmy, które decydują się na to rozwiązanie, zyskują przewagę konkurencyjną i mogą liczyć na większy zwrot z inwestycji w przyszłości. To nie tylko optymalizacja codziennych procesów, ale także sposób na zbudowanie silniejszej, bardziej wydajnej organizacji.

Automatyzacja to droga donikąd. Czy na pewno?

Wdrażanie automatycznych procesów to nie tylko optymalizacja pracy, ale przede wszystkim inwestycja w rozwój kompetencji pracowników. Bezpośrednio przekłada się na wzrost całej organizacji. Bardziej wykwalifikowana kadra tworzy silny zespół specjalistów. Automatyzacja jest więc jednoznacznie drogą do rozwoju i wzrostu firmy.

Kto to zrobi?

Warto podkreślić, że nie musisz martwić się o wdrożenie – nasz zespół zajmie się tym procesem od początku do końca. Współpracujemy z Twoimi pracownikami, aby zapewnić płynne przejście na nowy system. Automatyzacja to krok w stronę przyszłości, który pozwoli Twojej firmie wyprzedzić konkurencję.
Wdrożenie nie musi być trudne. Przeprowadzimy Twoich pracowników krok po kroku.

Jeśli jednak dalej masz w głowie wiele pytań – podziel się nimi. Umów się na rozmowę z nami, w której chętnie odpowiemy na Twoje pytania.

Podsumowanie

Rola księgowych zmienia się w naturalny sposób w związku z rozwojem technologii. Dzięki niej księgowi nie muszą skupiać całej uwagi na zagadnieniach matematycznych i literówkach. Zamiast tego mogą analizować dane i rozwiązywać skomplikowane problemy, które wymagają wiedzy i doświadczenia.

Są dziś nie tylko osobami zajmującymi się finansami, ale także doradcami i ekspertami, którzy pomagają firmom w podejmowaniu dobrych decyzji i dbaniu o ich stabilność finansową. Księgowość to praca, która wymaga precyzji, odpowiedzialności i ciągłego uczenia się, ale i czasu na to, aby móc zająć się strategicznymi zadaniami.

Dzięki opisanym automatyzacjom możesz odciążyć swoich księgowych od rutynowych zadań, pozwalając im skupić się na kwestiach strategicznych. Staną się specjalistami, którzy z czasem będą gotowi na większe i bardziej odpowiedzialne wyzwania. W rezultacie cała obsługa nieruchomości staje się bardziej efektywna, a Twoi księgowi mogą odgrywać rolę kluczowych doradców, wspierających firmę w podejmowaniu najlepszych możliwych decyzji finansowych.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak robią to inni, kliknij tutaj: Otoczeni wyzwaniami – jak Serpico Nieruchomości zmienia reguły gry?