KSeF i wdrożenie e-faktury w nieruchomościach – od kiedy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) już wkrótce stanie się ważnym narzędziem dla przedsiębiorstw, w tym sektora nieruchomości. System ten, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, ma na celu ułatwienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie transparentności w transakcjach. W artykule przyjrzymy się szczegółom związanym z implementacją e-faktury oraz jej wpływem na funkcjonowanie zarządców wspólnot, spółdzielni mieszkaniowych, SIM, TBS, zarządców mienia komunalnego i państwowego oraz innych.
Z naszego wpisu dowiesz się:
- Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
- Czym jest faktura ustrukturyzowana?
- Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla zarządców wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych?
- Czy Program Mieszczanin łączy się z KSeF?
- Jak wdrożyć KSeF u zarządcy wspólnoty, w spółdzielni, SIM, TBS i innych?
Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
KSeF to skrót od wyrażenia „Krajowy System e-Faktur”. Powstał z inicjatywy Ministerstwa Finansów, aby umożliwić wystawianie, przechowywanie, jak i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych.
Celem stworzenia KSeF było między innymi ułatwienie komunikacji pomiędzy administracją podatkową a podatnikami. Dodatkowo Krajowy System e-Faktur miał zmniejszać liczbę oszustw podatkowych. Z KSeF można korzystać dobrowolnie od 2022 roku i na ten moment nie jest on obowiązkowy.
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to inaczej e-faktura lub faktura elektroniczna. W Polsce posiada ona format XML, zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2) opublikowaną w CRWDE (tj. Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych) na platformie ePUAP. W praktyce oznacza to, że od momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF dla transakcji B2B, nie będą już akceptowane inne rozszerzenia poza XML dla faktur oraz załączników do nich, np. popularny PDF. Kolejnym ważnym aspektem jest to, iż struktura z KSeF będzie właściwa dla każdego typu faktury.
W listopadzie 2024 roku ogłoszono, że planowane jest stworzenie nowej wersji schematu, tj. FA(3), która ma lepiej odpowiadać na potrzeby podatników, a także nadążać za zmianami technologicznymi. Zmiany mają dotyczyć m.in. wprowadzenia nowych pól, umożliwiających dokładniejsze opisywanie transakcji lub towarów czy usług, ułatwienia automatycznego przetwarzania danych przez różne programy księgowe oraz zgodności z międzynarodowymi standardami z innych krajów Unii Europejskiej.
Faktury elektroniczne funkcjonują obecnie także w innych europejskich krajach, między innymi we Włoszech, Rumunii i Serbii. W niektórych krajach wymagane są e-faktury dla transakcji B2G (z angielskiego business to government, tj. pomiędzy firmą a administracją publiczną).
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla zarządców wspólnot i spółdzielni mieszkaniowych?
10 czerwca 2024 roku została opublikowana nowelizacja ustawy o VAT, która przesunęła wcześniejszy termin obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF.
KSeF ma być obowiązkowy dla transakcji pomiędzy przedsiębiorcami (transakcje B2B):
- od 1 lutego 2026 roku: przedsiębiorców, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła w 2025 roku 200 mln zł,
- od 1 kwietnia 2026 roku: pozostałych przedsiębiorców.
KSeF będzie obowiązkowy dla:
- przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT,
- polskich firm zwolnionych z podatku VAT,
- podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, mający identyfikator podatkowy NIP.
Obecne ustalenia zakładają, że faktury konsumenckie (tj. B2C, wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej) nie będą póki co objęte Krajowym Systemem e-Faktur. W przypadku fakturowania konsumentów, na przykład za media takie jak zużyta woda, dokumenty będą przesyłane do KSeF jedynie dobrowolnie. Często wymagane w takich sytuacjach specyficzne dane, jak np. numer licznika, można wpisać do treści faktury w polu DodatkowyOpis, a w okresie obowiązkowego KSeF – podać w załączniku do e-faktury.
Czy Program Mieszczanin łączy się z KSeF?
Wystawianie faktury ustrukturyzowanej będzie możliwe za pomocą narzędzia Ministerstwa Finansów lub za pomocą systemu Mieszczanin. Decyzja o wyborze aplikacji będzie należeć każdorazowo do podatnika. Argumentem przemawiającym za korzystaniem z programu Mieszczanin będzie z pewnością kwestia wygody pracy: nasz system nie tylko integruje się z KSeF, ale także zapewnia automatyzację pracy (np. automatyczne zaksięgowanie dokumentu w module Finanse i księgowość).
Na ten moment nasze oprogramowanie spełnia istniejące wytyczne, a więc jest dostosowane do poprzednio ogłoszonej przez Ministerstwo struktury. Producenci oprogramowania nie znają jeszcze nowych instrukcji i czekają na ogłoszenie zmienionych warunków technicznych. Poprzednia architektura systemowa została oceniona negatywnie przez Ministerstwo po audycie zewnętrznym, w związku z czym rozpoczęto jej ponowną budowę. Właśnie do tej architektury muszą się dopasować producenci systemów IT, które mają być zintegrowane z KSeF.
Program Mieszczanin będzie dostosowany do aktualnych przepisów prawa oraz wytycznych Ministerstwa, jak tylko będą one dostępne. Na bieżąco śledzimy doniesienia z Ministerstwa Finansów tak, by na czas wdrożyć potrzebne funkcjonalności i dostosować moduł e-Mieszczanin niezbędny do prowadzenia cyfrowego obiegu faktur oraz komunikacji z narzędziami integracyjnymi Ministerstwa Finansów.
e-Mieszczanin to nasze narzędzie do zarządzania nieruchomościami, dostępne bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwala kontrolować kwestie finansowe, techniczne czy obieg dokumentów online. Właśnie dlatego e-faktury obsługiwane są również w tym module naszego oprogramowania. e-Mieszczanin ułatwia bezproblemową wymianę informacji z Krajowym Systemem e-Faktur, a dokumenty w firmie są w wygodnym obiegu elektronicznym, zamiast papierowym.
Oczywiście nasze rozwiązania będą odpowiedzialne nie tylko za odbieranie faktur poprzez KSeF, ale także za ich wystawianie. Gdy zarządca nieruchomości wystawi fakturę:
- w module Fakturowanie Sprzedaży,
- lub w SŁONiach (tj. System Łatwej Obsługi Nieruchomości),
to takie faktury również będą ostatecznie trafiać do KSeF.
Jak wdrożyć KSeF u zarządcy wspólnoty, w spółdzielni, SIM, TBS i innych?
Wdrożenie KSeF u zarządcy wspólnoty mieszkaniowej, w spółdzielni mieszkaniowej czy innych przedsiębiorstwach zarządzających nieruchomościami, takich jak SIM, TBS, ZGM, czy ZGK, należy rozpocząć od zastanowienia się, czy będzie się pracować z wykorzystaniem aplikacji Ministerstwa, czy też chce się skorzystać z dedykowanego oprogramowania do zarządzania nieruchomościami. Tak jak już wspominaliśmy powyżej, program Mieszczanin będzie umożliwiać tworzenie e-faktur oraz weryfikowanie wprowadzonych danych.
Istotne jest także określenie, kto z pracowników będzie mieć dostęp do wdrożonego systemu do wystawiania faktur elektronicznych i nadanie tej osobie odpowiednich uprawnień.
Dalszy proces wdrożenia KSeF będzie zależny od tego, czy posiadasz już w swojej firmie odpowiednie oprogramowanie i będziesz miał je jedynie zaktualizować do najnowszej wersji, czy dopiero będziesz się decydować na zakup systemu.
Ze szczególną sytuacją spotkają się zarządcy wspólnot mieszkaniowych, ponieważ każda ze wspólnot będzie posiadać swoje indywidualne konto w KSeF. Zarządcy będą musieli posiadać dostęp do każdego z kont, a więc tak zaplanować prace i skonfigurować posiadane oprogramowanie, by wprowadzić do niego unikalny klucz dla każdej wspólnoty. Tylko w ten sposób będą mogli wymieniać informacje z KSeF i zarządzać dokumentacją każdej ze wspólnot.
Przykład:
Jan Kowalski zarządza 200 wspólnotami mieszkaniowymi. Oznacza to, że po założeniu przez każdą ze wspólnot konta w odpowiednim Urzędzie Skarbowym i uzyskaniu klucza dostępu do KSeF, pan Jan musi przypisać 200 kluczy w swoim systemie IT do ich właścicieli (tj. konkretnych wspólnot).
Z pewnością branża zarządzania nieruchomościami będzie mieć przed sobą jeszcze wiele wyzwań związanych z realizacją powyższych zadań w praktyce i dopasowywaniu przepisów do specyfiki pracy. Tak samo jak zarządcy, nasi specjaliści także oczekują na więcej informacji ze strony Ministerstwa. Mamy nadzieję, że już wkrótce uzyskamy więcej odpowiedzi na pytania związane z nową architekturą IT i będziemy się mogli podzielić rzetelnymi informacjami na naszym blogu.
Zapraszamy do kontaktu wszystkie osoby, które chcą uzyskać ofertę na oprogramowanie zintegrowane z KSeF i wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w swojej firmie: wypełnij formularz kontaktowy
